ELOoffice

Řešení pro malé firmy a samostatné uživatele

ELOoffice vám pomůže snížit záplavu papírových dokumentů na pracovním stole a zároveň bleskurychle nalézt potřebné informace, když je hledáte. ELOoffice je díky rozsahu svých funkcí a výhodné ceně vhodným DMS řešením zejména pro malé firmy a samostatné uživatele.

ELOoffice je DMS software určený pro jednotlivce a společnosti do 10 uživatelů. Je optimálním řešením pro všechny, kteří se potýkají s rostoucím přílivem papírových dokumentů a hledají dlouhodobé řešení pro jejich správu a archivaci.

Instalace ELOoffice v prostředí Microsoft Windows je jednoduchá, a tak vám nic nebrání okamžitě začít pracovat. V elektronickém archivu se pohybujete stejným způsobem jako v archivu normálním, jednotlivé sekce napodobují standardní strukturu skříní, šanonů a složek všech archivů. V ELOoffice máte oproti předchozím verzím možnost použít náhled TreeView, zobrazující stromovou strukturu obsahu archivu. Tím se orientace v archivu ještě zjednoduší. Pokročilé vyhledávací nástroje včetně fulltextu vám pomohou rychle nalézt požadované dokumenty. Ať už zpracováváte naskenované dokumenty, faxy, dokumenty Microsoft Office nebo elektronickou poštu, s ELOoffice dosáhnete mnohem efektivnější správy a archivace.

ELOoffice umožňuje přístup k elektronickému archivu několika zároveň pracujícím uživatelům. Pomocí administrace uživatelů a nastavení uživatelských oprávnění pro práci s dokumenty máte možnost efektivně zabezpečit svůj elektronický archiv např. proti náhodnému smazání dokumentu. Samozřejmostí je kompatibilita systému ELOoffice s ostatními systémy rodiny ELO, takže ani při případné expanzi Vaší firmy a následné potřebě většího systému se nemusíte obávat komplikací.

Nová verze ELOoffice 8.0 nabízí uživatelům vylepšené funkce a flexibilnější možnosti využití. Naší hlavní snahou při implementování novinek bylo přizpůsobit ELOoffice ještě více potřebám uživatelů, pracujících v jednotlivých firemních odvětvích.

Nové intuitivní uživatelské rozhraní
Struktura menu nového uživatelského rozhraní byla upravena. Uživatelé nyní mají mnohem rychlejší a snazší přístup k jednotlivým funkcím ELOoffice. Navíc jsou k dispozici různá barevná schémata umožňující individuální nastavení.

Asistent archivace
Tato nová funkce šetří spoustu času při archivaci dokumentů do archivu. Uživatel vytvoří evidenční kartu pro určitý typ dokumentu a pro další stejné dokumenty již není nutné vyplňovat vlastní evidenční kartu, dokumenty budou zařazeny na správné místo archivu.

Automatické vytvoření cesty při archivaci
V evidenční kartě dokumentu lze nastavit, aby archivace dokumentu proběhla i v případě, že skříň nebo šanon nebude nalezen. V tomto případě se chybějící skříně a šanony vytvoří automaticky.

Ověření kontrolních součtů
Při novém uložení určitého dokumentu do archivu se vytvoří kontrolní součet obsahu dokumentu. Pomocí této informace pak lze později kdykoliv prověřit, zda se souborem někdo manipuloval a zda kontrolní součet souhlasí.

Odeslání ve formátu PDF
Každý dokument lze přímo z ELOoffice odesílat ve formátu PDF, aniž by musel být konvertován do PDF přímo v archivu. Konverze se provede přímo při odeslání . Tato funkce zajistí, že příjemce obdrží všechny dokumenty ve formátu PDF nezávisle na tom, v jakém formátu jsou v archivu ELOoffice uloženy.

Konverze dokumentu do formátu PDF/A
Pro dlouhodobou archivaci lze nyní dokumenty také konvertovat do formátu PDF/A. Výhodou je, že dokumenty jsou čitelné i po mnoha letech.

Přímé vyhledávání
S funkcí přímého vyhledávání lze dokumenty nalézt rychleji a snáze. Hledá-li uživatel všechny dokumenty k jednomu pojmu, může použít právě přímé vyhledávání. V tomto případě není důležité, zda se pojem nachází v evidenční kartě, ve fulltextu nebo v komentářích k verzím – zobrazí se všechny nalezené dokumenty obsahující tento pojem.

Zobrazení dokumentů v ZIPu
Obsah zazipovaných dokumentů si lze prohlédnout přímo v okně náhledu ve stromové struktuře. Navíc lze jednotlivé dokumenty otevřít nebo je uložit, aniž by bylo potřeba ZIP nejdříve rozbalit.

Automatické vytvoření evidenční karty
Do evidenční karty může být nyní jako cíl archivace zadána specifická informace z obsahu samotného dokumentu. Informací může být název souboru, datum jeho vytvoření či velikost. Dále lze vybrat určité informace, které Windows Explorer zobrazuje pod volbou „Vlastnosti“, jako například autora nebo titul. U souborů JPEG lze navíc automaticky načíst uloženou EXIF informaci. A u naskenovaných souborů TIFF lze jako podporu pro vytvoření evidenční karty použít kompletní fulltextovou informaci. Tyto informace se načtou do evidenční karty jednorázově, pouze při vytvoření evidenční karty. Pokud se souborem dále pracujete, evidenční karta již zůstane neměnná.

Sešívání PDF dokumentů na kartě Zásobník
V poštovní schránce lze nyní kromě dokumentů TIFF sešívat a rozešívat také PDF dokumenty. To je výhodné tehdy, pokud MFP skener vytváří PDF dokumenty, nikoliv dokumenty TIFF, a tyto jednotlivé dokumenty je potřeba oddělit nebo naopak sloučit do vícestránkových dokumentů.

Stanovení termínu opětovného předložení
Při archivaci dokumentů lze stanovit, aby se při uložení automaticky vytvořil termín opětovného předložení. Například při uložení faktury se ihned stanoví termín dalšího předložení, který umožní kontrolu dodržení lhůty splatnosti.

Slideshow
ELOoffice 8.0 je teď vybaven jednoduchým slideshow režimem. Vybrané dokumenty či obrázky lze v tomto režimu zobrazovat postupně na celé obrazovce.

Mluvené poznámky k dokumentu
K dokumentu můžete nově snadno vytvořit a uložit mluvenou poznámku jako přílohu k souboru.

Drag & Drop
Dokumenty lze nyní myší přetáhnout z náhledu archivu, z karty Vyhledávání nebo z karty Zásobník do okna průzkumníku Windows nebo na plochu počítače.

Tiskárna ELO
Pomocí digitalizační tiskárny je možné do ELOoffice zařadit dokument z jakékoli aplikace. Během instalace ELOoffice bude zároveň nainstalována Tiskárna ELO, která dokument "vytiskne" ve formě obrázku TIFF. Ten můžete vzápětí do ELO bez problému zařadit.

Digitální podpis
Elooffice podporuje také digitální podpis dokumentů, plně kompatibilní s certifikáty českých autorit (I. CA, Česká pošta, atd.).

Export na CD
Svůj elektronický archiv si můžete kdykoliv přenést na CD a pomocí prohlížeče ELOviewer vzápětí prohlédnout i na počítačích, kde není ELOoffice vůbec nainstalován. ELOviewer je freeware.

Náhled TreeView
Standardní zobrazení je nyní doplněno o možnost přepnutí na uživatelsky příjemné zobrazení stromové struktury archivu. Důležité vlastnosti dokumentu mohou být v náhledu TreeView zobrazeny společně se zkráceným názvem dokumentu.

Výběr několika dokumentů
V náhledu TreeView je možné na pravé straně obrazovky vybrat více dokumentů, což se může hodit například pro jejich odeslání e-mailem.

Funkce DoubleView
Dokumenty mohou být vedle sebe porovnány pomocí funkce DoubleView. Náhledy dokumentů se otevřou vedle sebe v okně.

Zobrazení posledních vyhledávaných výrazů
Kliknutím myši vyvoláte seznam posledně vyhledávaných výrazů a můžete je znovu použít.

Správa profilů
Možnost několika uživatelských profilů pro přihlášení do ELOoffice dává možnost například použít v každém profilu jinou cestu k archivům ať už na lokálním počítači nebo v síti.

Anotace
Další forma poznámek, které mohou být umístěny přímo na dokument. Tato funkce se hodí speciálně pro veškerou rastrovou grafiku, např. TIF, BMP, JPG, PNG...

Rozšířený náhled dokumentu
Přímý podporovaný náhled v ELOoffice byl rozšířen o 10 nových typů.

Nový koncept pro šablony dokumentů
Nyní je k dispozici hierarchické řazení, management přístupových práv a kontrola verzí.

Možnost reskenování stránky
Na kartě Zásobník je nyní možné zopakovat skenování, pokud předchozí výsledek nebyl uspokojivý.

Dynamické přiřazení filtrů pro zobrazení
V archivu je možné přímo zobrazit soubory jako text, i pokud nemají koncovku *.txt, například *.xml, *.ini, *.pl, *.cgi.

Zmražení dokumentu a digitální podpis
Aktuální stav dokumentu můžete zaznamenat jeho zmražením a nakonec podepsáním pomocí modulu pro digitální podpis. (vyžaduje modul digitálního podpisu). S modulem pro digitální podpis můžete také podepisovat celé dávky dokumentů.