Implementace DMS ELO

Digitální archivace a správa dokumentů - elektronický archivační systém

Digitalizace a elektronická archivace dokumentů, tedy přechod od práce s klasickou „papírovou“ podobou firemních dokumentů k jejich elektronické verzi, přináší značné výhody z interního i konkurenčního hlediska. Digitální archiv a řízení toku dokumentů, tzv. workflow, poskytnou jasný přehled a zrychlení práce s dokumenty ve společnosti nebo úřadu a zároveň zaručí snížení celkových nákladů na administrativu. Nedílnou součástí celého procesu při zavádění systému ELO je dokumentový audit – tedy důkladná analýza toku dokumentů a následný návrh optimalizace firemních procesů práce s dokumenty dle individuálních potřeb zákazníka. Prvotní myšlenkou je představa „firmy bez papírů“ s dokonalým elektronickým archivem.

Hlavní výhody nasazení DMS ELO:

• Výrazné zjednodušení a zefektivnění práce s dokumenty
• Okamžitá dostupnost, dohledatelnost a snadná kategorizace dokumentů dle různých kritérií
• Špičkový digitální archiv dokumentů
• Jasný přehled o workflow dokumentů (řízený oběh dokumentů firmou)
• Snadné vytěžování dokumentů
• Možnosti zobrazení dokumentu v různých kontextech
• Možnost plné synchronizace s datovými schránkami
• Snadná rozšiřitelnost funkčnosti systému formou modulů
• Snadná integrace do stávající podnikové IT struktury
• Integrované OCR a Fulltext vyhledávání v dokumentech
• Obrovská úspora nákladů na archivaci, tisk a kopírování dokumentů
• Správa dokumentů plně v souladu s novými požadavky české a evropské legislativy

Velkou výhodou DMS ELO je snadné rozšiřování o nové funkce pomocí propracovaného systému modulů. DMS ELO tak může být přesně přizpůsoben specifickým požadavkům zákazníka a zároveň nabízí rozšiřitelnost do budoucna, pokud požadavky zákazníka dále porostou. Moduly nabízí například funkce elektronických podpisů, snadnou správu systému odkudkoli – pomocí internetu, práci s čárovými kódy, získání informací z obrazových souborů a spoustu dalších funkcí.

Integrace DMS ELO do stávající podnikové struktury:

Systém ELO je multiplatformní, lze jej bez problémů nasadit na již existující servery zákazníka, ať už se jedná o platformu MS Windows nebo Linux. Lze jej propojit s celou řadou podnikových aplikací a dále tak navýšit celkový přínos systému. Jako příklad lze uvést propojení s aplikacemi Spisová služba, CAD, GIS, CRM a ERP systémy, propojení s emailovými aplikacemi, celými webovými portály či provázání se SAPem.

Řešení pro každého:

Zákaznické požadavky na správu dokumentů jsou závislé na velikosti organizace, ve které má být systém nasazen. Systém ELO tento fakt plně respektuje. Nabízí řešení, která uspokojí všechny zákazníky – od malých podnikatelů živnostníků a malých firem, přes středně velké firmy a společnosti, až po velké korporace a státní správu.

DMS ELO je dostupný v následujících variantách:

ELOoffice - Jednotlivci a malé společnosti
ELOprofessional - Středně velké společnosti
ELOenterprise - Státní správa a velké společnosti

Charakteristika a vlastnosti DMS systémů ELO:

• Elektronický archiv dokumentů splňující vysoké požadavky na bezpečnost, trvalost a neměnnost uložených dokumentů (např. možnost úschovy a následné archivace daňových dokladů a účetních záznamů).
• Skenování + přímá archivace faktur, smluv, účetních dokladů, nabídek, e-mailů, dokumentace dodavatelů všech formátů.
• Ukládání dat do elektronického archivu.
• Vyhledávání dokumentů – výrazně urychluje pracovní procesy, vysoká dostupnost dokumentů, vč. jejich verzí.
• Informace je okamžitě dostupná pro všechny oprávněné zaměstnance firmy/uživatele - odpadá tak pracné vyhledávání a sdílení papírového dokumentu.
• K dokumentům lze přidávat poznámky nebo např. opatřovat některé dokumenty „razítky“.
• Dokumenty jsou zařazovány do jednoduché intuitivní struktury -Archiv-Skříň-Šanon-Složka.
• Správa dat v jednom, nebo i více centrálních archivech s historií jednotlivých verzí dokumentu.
• Možnost synchronizace datových schránek se systémem, včetně možnosti nastavení workflow pro příjem a odesílání zpráv prostřednictvím datových schránek.
• Otevřená architektura systému s možností snadné integrace do existujících systémů spisových služeb, ERP, portálů a podobně, nezávislost na platformě.
• Plná lokalizace do českého a slovenského jazyka.
• OCR a fulltext hledání v češtině a slovenštině i ve skenovaných dokumentech.
• Úspora nákladů na archivaci, tisk a kopírování dokumentů.
• Jednoduchá implementace oběhu dokumentů firmou (workflow).
• Provázanost s kancelářskými softwarovými balíky (MS Office, OpenOffice).
• Modul pro archivaci elektronické pošty MS Exchange.
• Modulární řešení (např. čár. kód, replikace, vytěžování, integrace).
• Rozsah od jednoho do několika tisíc uživatelů.
• Jednoduché nastavení formulářů metadat (evidenčních karet).
• Možnost zabezpečení a šifrování potřebných dokumentů, řízení přístupu pomocí rolí
• a přístupových práv, ochrana proti neoprávněným změnám v dokumentech, kompletní bezpečnostní systémový audit, integrované elektronické podepisování dokumentů, atd. .
• Dokumenty v archivu nejsou konvertovány a je možno s nimi pracovat v původní podobě.
• Centralizované úložiště dokumentů.
• Moduly pro vytěžování formulářů i polostrukturovaných dokumentů (faktury, objednávky, atd.).
• Archivace všech historických verzí dokumentů a jejich metadat, včetně možnosti jejich porovnávání.
• Možnost vytvoření struktury archivu dle požadavků zákazníka, dynamická struktura, zástupci dokumentů v jiných místech archivu atd. .
• Digitalizační tiskárna pro převedení libovolného dokumentu do TIFF, PDF, PDF/A.
• Integrace na ERP (SAP, MS NAV, MS AX, Abra, Helios, AvisME a další), portály (Share-Point, Typo3) a další informační systémy.
• Přijatelná cena a rychlá návratnost investice (ROI).