Správa firemních dat
Mít kontrolu nad správou firemních dat znamená mít dobrý základ pro další práci. Pomocí řešení ELO jsou všechny relevantní informace jako například e-maily, dokumenty nebo doklady strukturovaně přiřazeny konkrétnímu firemnímu procesu a uloženy na jednom centrálním místě, v archivu ELO.
V jedné složce musí být různé formy elektronických informací přiřazeny k firemnímu procesu, kterého se zpravidla účastní různá oddělení. Jsou-li informace k dispozici v papírové podobě, provede se jejich naskenování, rozpoznání a klasifikace a následně jsou zařazeny do složky.
Výhody:
- Informace je okamžitě dostupná pro všechny zaměstnance firmy a odpadá tedy vyhledávání jakéhosi papíru.
Důvěrně známý způsob práce
Práce s archivem ELO se opírá o tradiční způsob práce, lze tak například přidávat k dokumentům poznámky nebo např. opatřovat některé dokumenty razítky. Dokumenty zařazujete do standardní struktury, na kterou jste zvyklí - archiv, skříně, šanony a složky. Není přitom důležité, jak jsou jednotlivé položky seřazeny: zda chronologicky, abecedně či v číselném pořadí, vše lze nastavit, stejně jako označení složek barevnou informací.
Výhody:
- Rychlé osvojení práce s ELO díky intuitivnímu uživatelskému rozhraní, na které jste zvyklí
- Pozitivní odezva u zaměstnanců
Kromě toho je k dispozici výkonné vyhledávání, které umožní vyhledávat dokumenty ve všech složkách. Administrace uživatelů je zárukou toho, že všichni mohou prohlížet a zpracovávat pouze ty dokumenty, pro které mají příslušná práva. Pomocí digitálního podpisu lze dokumenty při jejich vzniku elektronicky podepsat v souladu se zákonem o elektronickém podpisu.
Výhody:
- Dodržování zákonných požadavků
- Snížení podnikatelského rizika
Přehled zaručen
Potenciály digitálního archivu se projeví velmi rychle. Všechny informace vztahující se k firemnímu procesu, nezávisle na tom, mají-li digitální či papírovou podobu:
- jsou spravovány v jednom centrálním archivu, a s historií jednotlivých verzí dokumentu, dále jsou chráněny proti falšování a lze je snadno nalézt.
- To umožňuje kontinuální a konzistentní správu dat.
- Firemní procesy jsou řízeny pomocí workflow a díky tomu je zajištěna jejich transparentnost, srozumitelnost a efektivita.
Digitální archiv je tak nejen úschovnou nejrůznějších informací, ale stává se řídícím nástrojem firemních procesů.
