Tvorba a management
Téměř 80% informací ve firmě má nestrukturovanou podobu. Velmi vysoký podíl těchto informací je ve formátu PDF, dokumentů Microsoft Office nebo e-mailů. Tvorba a správa těchto dokumentů dnes ještě často probíhá velmi nákladným způsobem.
Tvorba dokumentů
ELO poskytuje uživateli všechny potřebné funkce a nástroje, které jsou zapotřebí pro tvorbu dokumentů. Funkce verzování a vyčleňování/začleňování umožňují zpřehlednění prováděných změn v dokumentech.
Dokumenty jsou v případě potřeby zasílány e-mailem jako odkaz nebo jsou pomocí funkcí standardně integrovaných v ELO spuštěny standardní či ad-hoc workflow. Důležité dokumenty jsou opatřeny elektronickým podpisem. Mají-li být informace zveřejněny na internetu, lze je pomocí ELO WCM na internetových stránkách publikovat jednoduše z hierarchické struktury archivu.
Správa dokumentů
Jako centrální firemní archiv umožňuje ELO bezešvou integraci do všech dalších obchodních aplikací. Teprve pak lze zaměstnancům poskytnout nejrůznější informace a dokumenty vztahující se k obchodnímu případu, jako například faktury, nabídky zákazníka, konstrukční výkresy či průvodní e-maily, aniž by bylo nutno přecházet mezi jednotlivými aplikacemi.
Hierarchická struktura archivace v ELO odpovídá známému a tradičnímu způsobu práce a myšlení v archivech. Dokumenty se nachází v šanonech a složkách, šanony zase ve skříních. Struktura archiv, skříň, šanon, složka umožňuje uživateli intuitivně ukládat dokumenty na správné místo.
